Assistant Administrative Polyvalente H/F - Arboriste du Sud

Créée en 2008, ARBORISTE DU SUD est une société à taille humaine qui compte aujourd'hui une quarantaine de salariés. En perpétuelle évolution, nous investissons régulièrement dans des matériels et équipements à la pointe de la technologie, afin de garantir à nos équipes des conditions de travail performantes et sécurisées. Les équipes prennent leur départ directement depuis le siège de l'entreprise, situé à Lançon Provence. Nous attachons une importance particulière à la proximité et au dialogue : une direction générale disponible et à l'écoute, de bonnes conditions de travail et une forte cohésion entre les équipes font partie intégrante de notre fonctionnement. Rejoindre ARBORISTE DU SUD, c'est intégrer une entreprise dynamique, en développement, où l'humain, le professionnalisme et l'esprit d'équipe occupent une place essentielle.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un/une Assistant(e) administrative polyvalente H/F en Contrat à durée déterminée pour une durée de 7 mois. Ce poste en CDD est à pourvoir rapidement et sera basé à Lançon Provence.

A ce titre vos missions principales seront :

Assurer un soutien auprès de la direction générale dans les tâches administratives quotidiennes.
Faciliter la gestion de l'activité de l'entreprise en optimisant la gestion administrative et venir en support des autres services : comptabilité, appel d'offres, administration des ventes

Commercial :
En collaboration avec l'assistante administrative :
- Support dans la gestion la relation client : gérer et filtrer les appels téléphoniques, élaboration des devis et émission des factures, révision des prix et suivi des marchés en cours.
-Participer à la gestion des réclamations clients au besoin
-Participer aux réunions de planification au besoin
-Établir et mettre à jour les plannings d'activité
-Réaliser les démarches administratives nécessaires à l'activité de l'entreprise et en assurer le suivi : demande d'arrêté de circulation, DICT, création de tableurs
Administratif :
-De manière autonome être le point d'entrée de toutes les relations relatives aux assurances : création et suivi des contrats, gestion des sinistres, démarchage et audit
-Organiser, classer et archiver les documents administratifs
En lien direct avec l'un des deux Dirigeants :
- Assistanat la direction : prise de rendez-vous, compte rendu de réunion.
>Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement du travail, des rendez-vous prévus et des courriers envoyés
Comptabilité :
En lien avec le service comptabilité :
- Relance clients dans le cadre du recouvrement des factures non acquittées
- Dépôt des factures sur CHORUS
- Participer à la saisie comptable sur la GED
- Recherches réglementaire et fiscales
Appels d'offres :
En lien avec la Chargée de conformité et marché :
- Suivi et gestion des consultations clients
- Collaboration à la constitution d'un dossier
>Vous pouvez être amenée à venir en support sur la gestion des appels d'offres et des certifications dans le cadre de montage de dossiers

De formation Bac à Bac +2, vous justifiez d'une première expérience réussie en assistanat de direction et/ou assistanat administratif.
Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité d'adaptation et votre polyvalence.
Vous êtes organisé(e) et maitrisez les outils informatique.
Une connaissance du logiciel Quadratus/Cegid serait un atout majeur.

Vous souhaitez intégrer une entreprise dans laquelle vous pourrez évoluer, n'attendez plus et postulez !

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Administration des ventes
• Gestion de l'emploi du temps
• GED
• Tableur
• Saisie comptable
• Rédaction d'appel d'offres
• Archivage des données
• Chorus
• Relation client
• Facturation
• Réactivité
• Capacité d’adaptation